Política de Protección de Datos Personales

1. ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por la Fundación de Atención a la Niñez, FAN, considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales, (en adelante FAN).

2. FUNDAMENTO NORMATIVO

Considerando que la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, expidió el Régimen General de Protección deDatos Personales, el cual, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las
personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma y que mediante el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 se reglamentaron los aspectos atinentes a la implementación y cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, la Fundación de Atención a la Niñez – FAN, en cumplimiento de lo señalado por dichas disposiciones y siendo responsable del tratamiento de los datos personales de sus beneficiarios, empleados y demás miembros de los grupos de interés con los que interviene para el desarrollo de sus actividades, debe expedir sus propias políticas de tratamiento de datos personales.

3. DEFINICIONES

- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de Datos Personales.
- Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular
para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de
las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de tratamiento.

  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una
    o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede
    generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas,
    pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y
    biométricos)
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
    asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del
    Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se
    identificará expresamente quién será el Encargado.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
    asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
    Para los efectos de la presente Política, el Responsable del tratamiento de datos personales será la
    Fundación de Atención a la Niñez – FAN, con Número de Identificación Tributaria NIT: 890.905179-3,
    domiciliada en la ciudad de Medellín - Colombia. Dirección: calle 19A #43B - 70 Correo electrónico:
    mercadeo@fan.org.co, teléfono (+574) 4480288.
  • Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los
    participantes de actividades comerciales o afines.
  • Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la
    recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del
    Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a
    un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o
    fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un
    Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. TRATAMIENTO

Fundación de Atención a la Niñez – FAN, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores, deudores, benefactores y padrinos.
Fundación de Atención a la Niñez – FAN únicamente podrá hacer uso y tratamiento de los datos
catalogados como sensibles cuando:

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no
    sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o
    jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su
    autorización.
  3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de
    un derecho en un proceso judicial.
  4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán
    adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

PARAGRAFO: Para el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e
informada del titular, salvo en los casos expresamente señalados en la presente Política

5. FINALIDAD

  • Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de FAN con las siguientes finalidades:
  • 5.1 Participación en distintos tipos de encuestas mediante registros o formularios online.
  • 5.2 Llenado de solicitudes de suscripción, pedidos de software y servicios online, o bien para facilitar la
  • solicitud de información puntual que nos sea requerida.
  • 5.3 Hacerle más sencillo el uso de nuestra página web.
  • 5.4 Adaptar el contenido más relevante a sus intereses.
  • 5.5 Informar de noticias importantes de las actividades de Fundación de Atención a la Niñez – FAN con
    sus niños.
  • 5.6 Informar sobre nuestros nuevos servicios.
  • 5.7 Promocionar servicios en nuestra página web y las páginas web de nuestros socios o partners.
  • 5.8 Prevenir y detectar el fraude u otras actividades ilegales o prohibidas.
  • 5.9 Velar por la seguridad e integridad de nuestra Página Web.
  • 5.10 Como parte de un proceso de búsqueda de benefactores permanente.
  • 5.11 Mientras se apoya a nuestros niños en calidad de padrino o madrina.
  • 5. 12 Para formar parte del proceso de mantenimiento y modernización de nuestros productos.
  • 5. 13 Para formar parte de medios automatizados como protocolos de comunicación.
  • 5.14. Evaluar e identificar el impacto de la Fundación de Atención a la Niñez – FAN en los Destinatarios
    y, así establecer acciones de mejora.
  • 5.15 Realizar estudios estadísticos poblacionales con el fin de estandarizar e identificar
    posicionamiento de la Fundación de Atención a la Niñez – FAN y de los programas en el medio, sin el
    uso de los datos identificatorios específicos.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de Fundación de
Atención a la Niñez – FAN, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier
momento:

  • 6.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales Fundación de Atención a la Niñez – FAN está
    realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus
    datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos,
    incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido
    o no haya sido autorizado.
  • 6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Fundación de Atención a la Niñez – FAN para el
    Tratamiento de sus Datos Personales.
  • 6.3. Ser informado por Fundación de Atención a la Niñez – FAN, previa solicitud, respecto del uso que
    ésta le ha dado a sus Datos Personales.
  • 6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto
    en la Ley de Protección de Datos Personales.\
  • 6.5. Solicitar a Fundación de Atención a la Niñez – FAN la supresión de sus Datos Personales y/o revocar
    la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo,de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y Fundación de Atención a la Niñez – FAN, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
  • 6.6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

7. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA

El área de Mercadeo de Fundación de Atención a la Niñez – FAN tiene a su cargo la labor de desarrollo,
implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que
realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de Fundación de Atención a la
Niñez – FAN, están obligados a reportar estas Bases de Datos a Mercadeo y a dar traslado a ésta de
manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de
Datos Personales. Mercadeo también ha sido designada por Fundación de Atención a la Niñez – FAN
como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular
de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y
revocar la autorización.

8. AUTORIZACIÓN

  • Fundación de Atención a la Niñez – FAN debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los
    Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
  • 8.1. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar
    en el momento de la recolección de los Datos Personales.
  • 8.2. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto,
    no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su
    voluntad de autorizar que Fundación de Atención a la Niñez – FAN realice el Tratamiento de sus Datos
    Personales. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos
    puestos a disposición por Fundación de Atención a la Niñez – FAN, tales como:
    • Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización como el indicado en el anexo 1.
    • De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
    • Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su
      autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una
      actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de
      sus Datos Personales.
      IMPORTANTE: En ningún caso Fundación de Atención a la Niñez – FAN asimilará el silencio del Titular
      a una conducta inequívoca. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por Fundación de Atención a la Niñez – FAN, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
  • 8.3. Autorización Informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe
    informársele claramente:
    • Los Datos Personales que serán recolectados.
    • La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
    • Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para
      qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.
    • Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el
      numeral 6 de ésta Política.
    • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas
      versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

9. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE
NATURALEZA SENSIBLE.

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza
sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales
como los relacionados con:

  • Origen racial o étnico.
  • Orientación política.
  • Convicciones religiosas / filosóficas.
  • Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o
    a partidos políticos.
  • Salud.
  • Vida sexual.
  • Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).
  • El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se
    cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas
    en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos
    establecidos para la autorización, Fundación de Atención a la Niñez – FAN deberá:
    • Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su
      Tratamiento.
    • Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la
      finalidad del Tratamiento.

IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales
sensibles.

10. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE
NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013,
Fundación de Atención a la Niñez – FAN sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección,
almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y
adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños,
niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores
requisitos, Fundación de Atención a la Niñez – FAN deberá obtener la Autorización del representante
legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión
que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

11. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS
Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos
en circulación por Fundación de Atención a la Niñez – FAN, podrán ejercer en cualquier momento sus
derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Para el
efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos
Personales:

11.1. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS:

¿En qué consiste el trámite?
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a Fundación de Atención a la Niñez – FAN, a través de
los medios indicados más adelante:

  • Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a Fundación de Atención a la Niñez – FAN para el
    Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Información respecto del uso que se le ha dado por Fundación de Atención a la Niñez – FAN a
    sus datos personales. Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:
    • Fundación de Atención a la Niñez – FAN ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y
      atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:
    • Comunicación dirigida a la Fundación de Atención a la Niñez – FAN, Calle 19a No. 43b-
      70 en la ciudad de Medellín.
    • Solicitud presentada al correo electrónico: mercadeo@fan.org.co.

Atención y respuesta por parte de Fundación de Atención a la Niñez – FAN:
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la
petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los
motivos de la demora y señalando en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún
caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.2. ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS:

¿En qué consiste el trámite?
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a Fundación de Atención a la Niñez – FAN, a través de
una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:

  • La corrección o actualización de la información.
  • La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento
    de los mismos.
  • Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley
    de Protección de Datos Personales. La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.
  • Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:
    FAN ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los
    cuales permiten conservar prueba de su presentación:
    • Comunicación dirigida la Fundación de Atención a la Niñez – FAN, Calle 19a No. 43b-70 en la ciudad
      de Medellín.
    • Solicitud presentada al correo electrónico: mercadeo@fan.org.co.

Atención y respuesta por parte de FAN: Si la queja o reclamo se presentan incompletos, Fundación de Atención a la Niñez – FAN deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo. En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a Mercadeo de Fundación de Atención a la Niñez – FAN, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido. El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA

Cuando se accesa o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de Fundación de Atención na la Niñez – FAN, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de FAN tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

13. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

Fundación de Atención a la Niñez – FAN, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el
Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que
sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso
o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de FAN se limita a disponer de
los medios adecuados para este fin. FAN no garantiza la seguridad total de su información ni se
responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte
de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de
Tratamiento por parte de FAN y sus Encargados. Fundación de Atención a la Niñez – FAN exigirá a los
proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

14. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES

FAN podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales
realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de
Datos Personales. Igualmente, FAN podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a FAN cuando:

  • Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de
    Fundación de Atención a la Niñez – FAN;
  • Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la
    información. En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se
    suscriban entre Fundación de Atención a la Niñez – FAN y los Encargados para el Tratamiento
    de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de
    Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del
    respectivo Encargado:
    • Dar Tratamiento, a nombre de Fundación de Atención a la Niñez – FAN a los Datos
      Personales conforme los principios que los tutelan.
    • Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos
      Personales.
    • Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales

15. VIGENCIA

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 30 de
diciembre de 2017.